2012年1月8日 星期日

談判(人際溝通)的12項技巧

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  一路狂奔的我,在接近前往巴黎的登機門時,逐漸放慢成小跑步。飛機還在,但登機門已經關上了,門口的地勤人員靜靜的整理著票根,他們已經收起銜接登機門和飛機入口的空橋。

  「嗨,我們搭這班飛機!」我喘著氣說。

  「抱歉,」地勤人員說,「我們已經結束登機了。」

  「但我們的接駁班機十分鐘前才降落,他們答應我們會先打電話來聯絡登機門的。」

  「抱歉,機門關閉後,我們就無法讓任何人登機了。」

  我和男友不敢置信的走到窗邊,我們的長假眼看著就要泡湯了,那架飛機就停在我們的眼前。太陽下山了,飛行員低著頭,儀表板的光線反射在他們的臉龐上。引擎啟動聲逐漸增強,拿著亮光指揮棒的航機引導員漫步走上停機坪。

  如果是你,你會怎麼做?更新Twitter、臉書、微博、Plurk?繼續跟地勤人員溝通?用手機錄影,大聲對地勤人員講「是否」?跟蘋果日報爆料?找消基會?找官來關切?轉頭對男友說:「都是你啦!都是你的錯!」?拿出C4?秀黨證?

  我想了幾秒之後,帶著男友走到正對著駕駛艙的玻璃前面,就站在那個最顯眼的位置,專注的看著機長,希望能引起他的注意。

  其中一名飛行員抬起頭來,他看到我們絕望的站在窗口。我一臉哀傷的凝視著他的雙眼,懇求他。我把行李癱放在腳邊,就這樣站在那裡,彷彿過了很久。最後,機長開口說了些話,其他飛行員都抬起頭來,我和他四目相接,他點了點頭。

  引擎聲緩和了下來,我們聽到登機門那邊地勤人員的電話響了,她轉向我們,睜大雙眼說:「拿好行李!機長要讓你們登機!」我們的假期得救了,我和男友興奮的抓著彼此,拿起行李,向飛行員揮手,快步走下空橋登機。

  這可不是像電影《三個傻瓜3 Idiots》、《人在囧途》的虛構情節,而是發生在現實中的事。

  這是談判課的學生(陳瑞燕,華頓商學院2001年入學畢業生)告訴我的故事,而且顯然是個談判的故事。當然,裡頭沒用到隻字片語,卻是以條理分明、非常有效的方式達成,用到了我傳授的六種談判工具,那是實務上幾乎每個人都看不見的技巧。

  是什麼技巧呢?首先,冷靜,因為情緒會破壞談判,你必須強迫自己冷靜下來。

  第二,做好準備,即使只是五秒鐘,趁這段時間整理思緒。

  第三,找到決策者。這裡是指機長,當事人沒浪費一分一秒在地勤人員身上,她並無意改變公司的政策。

  第四,鎖定目標,而非誰對誰錯。接駁班機是不是晚到了,或沒事先聯絡登機門,這些都不重要。目標是登上前往巴黎的飛機。

  第五,人際接觸。談判中,人幾乎是一切的重點。

  最後,肯定對方的地位和權力,給予重視。當你這麼做時,對方通常會運用職權幫你達成目標。

  這些工具往往相當隱約,但它們不是魔法,而是以令人永生難忘的方式幫助了這對情侶。也幫助那些從我課堂上學到這些工具的人,讓他們在日常生活中談判成功,從求職到加薪,從面對孩子到應付同事,這些談判技巧已幫助三萬多人在生活上獲得更多的權力和自主。(《華頓商學院最受歡迎的談判課:上完這堂課,世界都會聽你的!Getting More: How to Negotiate to Achieve Your Goals in the Real World》頁3)

  我們就從重新定義談判開始說起吧!首先,當你做對時,其實「談判」「說服」「溝通」或「推銷」並無差異,它們都該有同樣的流程。也就是說,我們都該從目標開始,以人為主,因時因地制宜。

  ……以「合作」或「好勝」這種二分法來看人也是不對的。對方的言行舉止往往是視情況而定,人與情境並無法精確地分門別類。

  我希望這種定義談判的方式,可以幫你規劃實際上需要做什麼,讓你更清楚洞悉談判的流程。新定義的談判有四個層級,讓我們從最表面開始談起。談判是以下的流程:

  1.迫使對方做你要他們做的事。這包括威脅、暴力、不容討價還價的要求、運用權勢。當然這算是談判──你告訴對方,除非照你的話做(至少目前是如此),否則就給他好看。這招有時有效,戰爭和侵略有時的確可以達到目的。

  運用勢力的主要問題不在於它的效果。問題是,運用勢力的代價非常高昂,要讓對方持續遵守,需要很長的時間。所以這裡該問的問題包括:長期來說,這是達成目標的最簡單方法嗎?例如,如果你使用暴力,但沒消滅對方,他們可能會繼續反抗下去。如果你祭出威脅,他們會想辦法報復。使用這種方法,你頂多只能說服他們「今天」不要還擊罷了。

  在有限的情況下,單憑權勢或許可行。你看到電視或電影裡的情節,或聽許多領導者的說法,或許會覺得以權力威脅他人是最好的方式。但事實上,那不是最理想的選擇。整體來說,它的獲利和效用都不如其他的選擇。你看,上法院與人對抗的代價有多高。

  2.讓對方思考你希望他們思考的事。第二個層級比較好:讓人看清你的想法中的合理效益,這就是所謂的「利益型談判」,許多談判書中都提到這種。不過,這必須對方是理性的才行。

  在現實世界裡,這種方式通常沒有效果。重要的談判大多包含很大的情緒成分,常有許多非理性的行為。當談判對對方來說愈重要時,利益型談判的效果愈低。家人爭論度假的地點,或同事爭論誰用哪間辦公室,都是很難以利益型談判解決的,光是想「理性的人認為什麼方式可行」是不夠的。

  於是接下來,我們看到談判、說服和溝通中真正有效的方法,那也是良好人際往來的開始。

  3.讓對方理解你希望他們理解的事。現在你是以對方的角度來看世界,你想辦法改變他們的看法,從他們腦中的想法出發。想說服他們,這是正確的起點。

  誤解往往是源自溝通不良,我們每天都可以看到因誤解而產生的紛爭和談判破裂。了解對方的看法是談判成功的關鍵,接著再逐步改變對方的看法。這樣做其實可以縮短談判的時間,自動執行、更容易。

  4.讓對方感受你希望他們感受的事。這種做法會自動產生約制力,因為你是訴諸對方的情感,也可以說是「非理性」。幾乎每個人都是從自己的感覺和看法來看世界。一旦有壓力,一但攸關利害,情感往往戰勝了理智(無論明顯與否)。顧及情感層面的談判,比「利益」更廣泛,能涵蓋所有需求,包括人們想要的一切,從合理到瘋狂的欲望都在其中。當對方察覺你在乎他的感覺時,他們就會多傾聽你的說法,更容易被你說服。

  大象(情感)能夠輕易地帶著騎象人(理性)跑。

  根據我的經驗,很少人會在談判時肯定或使用這點。想像一下,對立的律師雙方、球隊老闆對優秀球員,或是美國對伊朗,會這樣說嗎:「在我們坐下來正式討論議題之前,你還好嗎?開心嗎?你最喜歡什麼食物?你的家人好嗎?」(Before we sit down to formally talk about the issues, how do you guys feel? Are you happy? What is your favorite food? How's your family?)這些是獲得最佳結果所「必要」的。本書中,大家會看到這樣做的人談判得較好,爭取到更多。(《華頓商學院最受歡迎的談判課:上完這堂課,世界都會聽你的!Getting More: How to Negotiate to Achieve Your Goals in the Real World》頁16)

  以下說明12種技巧,這些技巧是讓本書與多數人所想的談判截然不同的原因。我會在書中闡述這些技巧,包括搭配這些技巧的工具及觀點,後續章節會說明如何把這些技巧運用在親子、差旅、職場等大家熟悉的領域中。

  這些技巧結合起來,可說是全然不同的談判思維,那差異就好像「我踢足球」和「我踢職業足球」的差別,兩者幾乎是兩碼子事。

  1.目標至關重要

  目標是你談判前所沒有,談判後想獲得的東西。顯然,協商是為了達成目標。許多人把焦點放在別的地方,所以採取的行動不利於目標的達成。他們在店裡發飆或對某人發脾氣,攻擊錯誤的對象。在談判時,別因為你覺得關係、利益、雙贏或任何東西很重要,就去追求那些東西。談判時做的一切都應該「明顯」把你拉近那次談判的目標,否則就毫無意義,甚至對你不利。

  2.要以對方為主

  除非你知道對方腦中的想法(知覺、感受、需求、給承諾的方式、是否值得信賴等等),否則你無法說服他們任何事。找出對方敬重的人來幫你,他們是什麼關係?沒有這些資訊,你甚至不知道該從何開始。把自己想成談判中最不重要的人。你必須把角色互換,站在對方的立場思考,試著讓對方也站在你的立場思考。運用強權或借力使力都可能破壞關係,引起報復。談判要有效、有說服力,你必須讓人「想要」做事情。

  3.要動之以情

  這世界並非以理性運作,談判愈重要,就愈容易讓人失去理性。無論是談世界和平或是談十億美元的交易,還是小孩子想吃蛋捲冰淇淋,人不理性時,就容易感情用事,也就不愛聽道理。當他們不願聆聽時,就無法說服他們,尤其是訴諸理性或理智的論調,講再多也沒用。你需要重視對方或提供對方別的東西,讓他們更清楚地思考。展現同理心,動之以情,必要時就道歉。

  4.要因時因地制宜

  談判沒有放諸四海皆準的方法,即使面對同一個人,在不同天,談判同一件事,也可能情況完全不同,你必須把每個情境當成獨立個案來分析。如果你想要向眼前的人爭取更多,平均數、趨勢、統計或過去的問題都不重要。想要以一套談判規則運用在所有日本人或穆斯林身上,或是堅守「絕對不能先出價」的原則,都是大錯特錯。人與人之間有太多的差異,每次狀況各不相同,思維不該如此僵化。當對方說「我恨你」時,正確的應答方式是「說來聽聽」(Tell me more.)。你可以藉此得知對方的想法或感受,更能說服對方。

  5. 循序漸進為上策

  我們常因為一次要求太多,採取的步驟太大而失敗,反而嚇到對方,增加了談判的風險,加深了彼此的歧見。無論是爭取加薪或談判條約,都應該採取小步驟,引導對方逐漸從他的想法往你的目標移動,從熟悉到陌生領域,一次一小步。如果雙方缺乏信任,更應該循序漸進,測試每一步。如果雙方歧見很深,應該慢慢走向彼此,逐步縮小差距。

  6.交換評價不相等的東西

  每個人對事物的評價各不相同。首先,找出彼此在乎和不在乎的東西,不分大小、有形無形、交易內外、理性感性。接著,以一方重視的東西交換另一方不重視的東西,例如以加班換更多的假期、以電視時間換更多的作業,以低價換更多的轉介顧客。這技巧的應用比「利益」或「需求」更廣泛,因為它使用我們生活中的所有經驗和連結。這種做法能把餅做大,在家中與職場上創造更多的機會。大家應該多多運用這項技巧。

  7.找出對方認定的標準

  對方有什麼政策、例外、先例、過去的聲明、決策方式?你應該運用這些標準來爭取更多。當他們的標準不一時,你可以舉出他們自己違反規定的行為來質疑他們。他們是否曾讓人延後退房?他們認同每個人都不該干擾別人吧?萬一無辜的人受傷怎麼辦?他們不是承諾提供優質的顧客服務嗎?這個技巧拿來應付難搞的交涉者會特別有效。

  這運用了「認知失調Cognitive Dissonance」的威力。

  8.保持透明、建設性,但不操弄

  這是「爭取更多」和一般概念的一大差異。不要騙人,因為對方終究會發現,長期來說反而有害。做自己,不要裝強勢、裝好人或裝出和你本人不符的樣子。別人一眼就可以看出偽裝。真實最可靠,可靠是你最大的資產。如果你的心情不好或太強勢,或有什麼不懂的東西,就明白說出來,這樣比較容易解決問題。你的方法和態度很重要,這不是叫你認輸或事先攤牌,而是要誠實、真誠。

  9.隨時溝通,開誠布公,表述願景

  多數談判失敗的原因是溝通不良或毫無溝通。除非大家都同意休息,或你真的想結束談判,否則別中途退席。不溝通就得不到資訊,威脅或指責對方只會讓他們做出同樣的回應。你必須重視他們,才能爭取更多。最佳談判者會清楚說明顯而易見的狀態,他們會說:「我們似乎處不來。」(We don't seem to be getting along.)言簡意賅地描述狀況,讓對方知道你希望他們往哪個方向走,例如問對方:「你的目標是讓顧客滿意嗎?」(Is it your goal to make your customers happy?)

  既然原文書已經用英文言簡意賅地表達,當然就要直接學習原文書的說法囉!

  相信很多人都聽過,民主就是用數人頭來代替打破人頭,也聽過「我雖然不贊同你的意見,但我誓死捍衛你說話的權利。(I disapprove of what you say, but I will defend to the death your right to say it.)」。換個方式來說,無論在任何情況下,我都讓你保有說服我投你意見贊成票的權利。

  民主的遊戲規則需要言論自由的說服來達成。當一個人利用言論自由來做惡意攻訐時,很難說服我他當下還記得民主是數人頭而非打破人頭的基本精神。

  10.找出真正的問題,化問題為機會

  很少人去找出談判的根本問題或加以修正,你應該問:「真正阻止我達成目標的原因是什麼?」想找出真正的問題,你必須知道「為什麼」對方會以現在的方式行事。一開始或許不是那麼顯而易見,你需要探索才找得到。你必須站在對方的立場想。為了孩子的門禁時間或企業價值評估而爭吵,可能是出於信任問題,但也是改善關係的機會。問題只是分析的起步,往往可以變成談判的機會,你應該把問題當成機會來看待。

  11.接納彼此的差異

  多數人覺得差異很糟、有風險、很討厭,令人覺得格格不入,但差異其實是好是,可以代表獲利更多、更有創意。差異可以促成更多的想法、新點子、選擇、協議,結果會更好。多問些有關差異的問題,可以增加彼此的信任,得到更多的共識。有些公司、國家和文明雖然公開表示他們包容差異,但實際上的行動卻一再顯示他們討厭差異。卓越的談判者則是樂見差異。

  12.做好準備:列出清單並事先練習

  這些技巧都只是清單的開始,清單包含完整的談判技巧、工具和模式。清單就像食品儲物櫃一樣,你從中挑選食材來烹飪每一餐。談判時,你是根據特定的情境,從清單中挑選特定的項目來幫你談判,例如道歉和讓步是幫你落實「動之以情」技巧的工具。本書的技巧和工具都整理成「爭取更多模式」,以便大家查閱。你應該列一份自己的清單,如果你沒清單,就是沒準備,沒準備就做不好,即使只花幾分鐘列清單,都可以改善結果。持續落實清單,堅持到底,直到你達成目標。所以你需要練習技巧和清單,每次談判完都需要檢討。(《華頓商學院最受歡迎的談判課:上完這堂課,世界都會聽你的!Getting More: How to Negotiate to Achieve Your Goals in the Real World》頁8)

  上述的無形技巧可能是一大競爭優勢。不過,你應該與對方分享這些優勢,他們才不會覺得受到操弄,長期來說,你也可以因此爭取更多。……

  我常說:「就算協商破局對大家都沒損失,但如果我們願意坐下來協商,是否能獲得更多?」(Let's assume everyone can walk away and do fine. Given that, can we get more in negotiating with each other?)(《華頓商學院最受歡迎的談判課:上完這堂課,世界都會聽你的!Getting More: How to Negotiate to Achieve Your Goals in the Real World》頁14)


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